Kontantsal og kassasystem

🔗Kassasystem

Du må ha eit kassasystem som tilfredsstiller kravet til kontantsal i bokføringsreglane.

Bokføringspliktige med kontantsal må bruke eit produkterklært kassasystem (Produkterklæring inneber at leverandøren av kassasystemet har sendt inn eit skjema til Skatteetaten (produkterklæringa) og gjennom dette bekrefta at kassasystemet tilfredsstiller krava i kassasystemlova og -forskrifta.) Produkterklæringa skal følge med kassasystemet ved sal, utleige eller utlån. Skatteetaten har til kvar tid oversikt over kva for kassasystem som er produkterklærte.

Bokføringspliktige som ikkje brukar eit produkterklært kassasystem vil kunne ileggast eit lovbrotsgebyr på ti rettsgebyr (p.t. 13 450 kroner), og det dobbelte ved gjentatte lovbrot innan eitt år.

🔗Registrering og kvittering

Alle sal skal registrerast på kassasystemet med ein gong salet skjer. Har du eit kassasystem med skjerm skal dette vere lett synleg for kunden.

Ved kvart sal skal det skrivast ut ei salskvittering som du skal gi til kunden. Dette gjeld likevel ikkje dersom det vert nytta ei integrert betalingsløysning(løysing der informasjon om salet blir sendt frå kassasystemet til betalingsløysinga), og betalinga blir registrert automatisk i kassasystemet, og kunden ikkje ønskjer kvittering.

🔗Dagsoppgjer

Ved dagens slutt må du skrive ut eller lagre ei samanstilling av dagens registreringar i kassasystemet (Z-rapport). Kontantbehaldninga og rapportane frå kvar enkelt betalingsterminal skal avstemmast mot opplysningane på Z-rapporten.

Eventuelle differansar må du forklare. Det skal gå fram kven som har gjort oppteljinga av kontantbehaldninga og avstemt kontantsalet.

🔗Bankterminal og betalingsløysingar på mobil

Ein bankterminal er i seg sjølv ikkje eit kassasystem. Det finst likevel mange leverandørar som tilbyr integrerte løysingar for kassasystem og bankterminalar. Heller ikkje betalingsløysingar på mobil (for eksempel Vipps) kan i seg sjølv erstatte kravet til kassasystem.

🔗Unntak frå kravet om kassaapparat

Har du kontantsal under kroner 50 000 (eksklusiv mva) per år treng du ikkje å ha eit kassasystem. Det same gjeld dersom du driv ambulerande verksemd eller har sporadiske kontantsal, og salet eksklusiv mva er under 3 x grunnbeløpet i folketrygda (for tida kroner 390 480) i løpet av eit rekneskapsår. Du må da dokumentere kontantsalet på ein av desse måtane:

• Fortløpande i innbunden bok der sidene er førehandsnummererte.
• Ved gjenpart av daterte førehandsnummererte salsvedlegg (kvitteringsblokk eller liknande)
• Ved datert og signert oppstilling over ut- og innleverte varer og kontantar.

Dersom du har eit fakturasystem som kan utferde kontantfaktura i samsvar med krava i bokføringsreglane til innhald i ein ordinær faktura, kan du i nokre tilfelle velje å bruke dette i staden for å ha eit kassasystem. Det må da gjerast ei dagleg oppteljing av kassabehaldninga som blir avstemt mot dei utferda kontantfakturaane. 

🔗Eigne reglar for nokre bransjar

I nokre bransjar er det gitt enda meir spesifiserte krav til dokumentasjon av kontantsal. Dette gjeld for eksempel frisørar, taxinæringa og serveringsstadar med alkoholservering. Du finn desse særreglane i bokføringsforskrifta.

🔗Sal over internett eller ved oppkrav

Sal over internett eller ved oppkrav blir ikkje rekna som kontantsal etter bokføringsreglane. Dette gjeld sjølv om betalinga skjer ved levering. Sal over internett eller ved oppkrav skal dokumenterast etter dei ordinære reglane for kredittsal (faktura).